Objetivo de Puesto Coordinar y dar seguimiento a los procesos administrativos y operacionales de Seguridad, Flota y Facilidades, incluyendo la documentación, las compras, la facturación, las certificaciones, los permisos, los suplidores y los servicios requeridos. Además, apoyar la coordinación y el seguimiento de las operaciones y asegurar el cumplimiento de los requisitos regulatorios, corporativos y de los sistemas de gestión aplicables. Responsabilidades Principales • Coordinar reuniones, visitas, servicios y gestiones con suplidores y contratistas. • Apoyar en el seguimiento y renovación de licencias, permisos y certificaciones requeridas. • Coordinar y dar seguimiento a facturas, requisiciones, órdenes de compra y pagos a través de Acumatica. • Preparar y mantener actualizados los reportes de gastos y demás documentos administrativos del departamento. • Recopilar y validar la documentación requerida para la creación y registro de nuevos suplidores. • Registrar nuevos suplidores en ISO Express y gestionar el envío de la documentación correspondiente al Departamento de Cuentas por Pagar. • Mantener organizada y actualizada la documentación física y digital relacionada con ISO 22000. • Apoyar las auditorías internas y externas mediante la recopilación y presentación de la documentación requerida por el departamento. Dar seguimiento a las acciones correctivas, los requisitos y los compromisos relacionados con ISO 22000 hasta documentar su atención o cierre. • Apoyar en la coordinación de capacitaciones relacionadas con ISO 22000, incluyendo el manejo y actualización de la matriz de adiestramientos, procesos y requisitos aplicables. • Recibir, revisar, validar y reconciliar las facturas y los documentos de respaldo requeridos para su preaprobación y procesamiento de pago en Acumatica. • Preparar requisiciones de gastos y solicitudes de cheques para la adquisición de equipos o servicios, así como dar seguimiento a la asignación del número de orden de compra y al envío de la documentación al contratista. • Actualizar el reporte de gastos del departamento, reconciliarlo con las facturas y las órdenes de compra procesadas e informar oportunamente cualquier discrepancia identificada. • Apoyar al Gerente de Facilidades en la coordinación y el seguimiento de las operaciones del equipo de Facilidades y Seguridad, conforme a las prioridades, los procedimientos y las instrucciones establecidas. • Apoyar la recopilación y revisión de la información necesaria para mantener actualizado el Plan de Emergencias de la compañía y los procedimientos aplicables a sus diferentes departamentos. • Coordinar la comunicación con el suplidor de servicios de seguridad, documentar las situaciones informadas y dar seguimiento a los acuerdos y las acciones requeridas. • Mantener confidencialidad de la información sensitiva manejada. • Usar responsable y adecuadamente los equipos provistos y los recursos de la compañía. • Procurar el aprendizaje continuo para desempeñar sus funciones con eficiencia. • Promover un ambiente de trabajo positivo, transparente y de colaboración en beneficio del crecimiento del negocio. • Cumplir e informar cualquier desviación con las normas, programas y políticas corporativas, las reglas de seguridad, requisitos operacionales, plan HACCP, Programa de Seguridad Alimentaria, Buenas Prácticas de Manufactura (BPM), Seguridad Ocupacional y documentación (GDP) definidos por Supermercados Econo, Inc., así como por leyes federales y estatales. • Realizar cualquier tarea adicional que le asigne su supervisor para el buen funcionamiento del Centro. Requisitos Mínimos del Puesto • Bachillerato completado o en proceso (preferible) • Mínimo 1 año de experiencia comparable al puesto • Licencia de Conducir de Puerto Rico Vigente • Dominio avanzado en Microsoft Office (Word, PowerPoint y Excel)