Descrição Olá, somos o Grupo BOM JESUS IELUSC! Nossa missão é educar pessoas para o desenvolvimento humano, social e sustentável, por meio de vivências diversas e em um ambiente acolhedor. Se você acredita nisso e quer tornar este seu propósito, você está no lugar certo! Está é uma oportunidade com início previsto para janeiro de 2027. A pessoa Secretária da Direção Executiva, será responsável por prestar suporte administrativo e organizacional à Direção Execetiva, contribuindo para a eficiência dos processos, a organização das agendas, o acompanhamento dos encaminhamentos institucionais e a articulação entre as diferentes lideranças da unidade. Responsabilidades Apoio à Direção Executiva e organização administrativa • Prestar apoio administrativo direto à Direção Executiva, organizando documentos, informações, agendas e demandas relacionadas à gestão da unidade. • Organizar e acompanhar a agenda do Diretor Executivo, incluindo reuniões internas, atendimentos, compromissos institucionais e eventos. • Receber, organizar e encaminhar solicitações destinadas à Direção Executiva, observando prioridades e orientações da liderança. • Apoiar a elaboração, digitação, revisão, formatação e organização de documentos, apresentações, relatórios, planilhas e comunicações institucionais. • Manter organizados os arquivos físicos e digitais da Direção Executiva, assegurando a adequada identificação, atualização e confidencialidade das informações. • Apoiar o acompanhamento de prazos, solicitações e encaminhamentos administrativos, contribuindo para a continuidade dos processos e o cumprimento das demandas. Organização de reuniões e acompanhamento de encaminhamentos • Organizar reuniões da Direção Executiva com as demais diretorias, coordenações, equipes e parceiros institucionais. • Preparar convites, pautas, materiais e recursos necessários para reuniões e encontros. • Registrar atas, decisões e encaminhamentos administrativos, quando solicitado. • Manter atualizados os registros de encaminhamentos, responsáveis e prazos definidos nas reuniões. • Apoiar o acompanhamento das pendências institucionais, solicitando atualizações aos responsáveis conforme orientação da Direção Executiva. • Organizar o calendário de reuniões e compromissos periódicos da equipe diretiva. Comunicação e articulação institucional • Atuar como ponto de apoio administrativo na comunicação entre a Direção Executiva, a Direção Acadêmica, a Diretoria de Desenvolvimento Humano e Acolhimento e as coordenações. • Receber e encaminhar demandas de professores, colaboradores, estudantes e famílias, direcionando-as aos profissionais e setores responsáveis. • Apoiar a organização e o envio de comunicados, convites e informações institucionais. • Facilitar a circulação de informações administrativas entre as lideranças, respeitando os fluxos de comunicação e os níveis de responsabilidade estabelecidos. • Manter comunicação cordial, profissional e discreta com a comunidade escolar e parceiros externos. • Apoiar o atendimento de visitantes, representantes institucionais e convidados da Direção Executiva. Apoio às coordenações e às demais diretorias • Prestar suporte administrativo às coordenações e às demais diretorias do Bonja International, conforme organização das demandas e prioridades definidas pela Direção Executiva. • Apoiar a organização de documentos, reuniões, materiais e informações necessárias ao funcionamento das equipes. • Colaborar na organização administrativa de eventos, encontros com famílias, formações e atividades institucionais. • Apoiar a articulação com setores como Recursos Humanos, Comunicação, Tecnologia da Informação, Infraestrutura, Secretaria Escolar e demais áreas institucionais. • Contribuir para a padronização dos procedimentos administrativos e a melhoria dos fluxos internos de trabalho. Organização de informações e processos institucionais • Manter atualizados controles administrativos, planilhas de acompanhamento e registros de demandas da Direção Executiva. • Apoiar a organização de informações e documentos relacionados ao planejamento anual, projetos e iniciativas institucionais. • Acompanhar solicitações administrativas encaminhadas a outros setores, verificando prazos e retornos conforme orientação. • Organizar repositórios digitais compartilhados, assegurando a adequada estruturação e localização dos documentos. • Contribuir para a melhoria contínua dos processos administrativos, propondo soluções que favoreçam organização, agilidade e eficiência. Requisitos • Ensino Médio completo, preferencialmente com formação técnica ou superior em andamento em Administração, Secretariado, Gestão Escolar ou áreas correlatas. • Experiência em atividades administrativas, preferencialmente no apoio a gestores, diretorias ou coordenações. • Desejável experiência em ambiente educacional. • Domínio das ferramentas Google Workspace e conhecimentos de Microsoft Office. • Boa comunicação oral e escrita. • Capacidade de organização de múltiplas demandas, agendas e prazos. • Discrição e responsabilidade no tratamento de informações institucionais. • Disponibilidade para participação em reuniões, eventos e atividades institucionais relacionadas à função, observadas as regras aplicáveis à jornada de trabalho.